Mitä kaikkea on moderni tulostaminen – ja miksi hankkia tulostaminen palveluna?
Tulostaminen ei ole pelkkä laitekysymys. Näin väittävät Fraidein Chief Operations Officer Petteri Koli sekä Product & Service Manager Ari Timonen. Mitä kaikkea se sitten on?
”Tulostuslaitteet ovat osa koko organisaation digitaalista ekosysteemiä. Ne vaikuttavat käyttäjäkokemukseen ja tietoturvaan. Tietysti ne kiinnostavat myös vastuullisuuden ja kustannusten näkökulmasta”, Koli tiivistää.
IT:n näkökulmasta tulostin on myös kiinteä osa organisaation laiteinfraa, kertoo Timonen:
”Tulostuslaitteita täytyy hallita kuten muutakin infraa: käyttöoikeuksien, päivitysten ja elinkaaren kokonaishallinnan täytyy olla kunnossa.”
Paikkariippumattomuus ja vastuullisuus modernin tulostamisen ytimessä
Tulostimet eivät ole digitalisoitumisen myötä katoamassa, vaikka niiden merkitys on pienentynyt viime vuosikymmenien aikana merkittävästi.
”Toisaalta moderni työ on tuonut tulostamiselle omat vaatimuksensa. Työ on liikkuvaa ja hektistä, joten tulostamisen pitäisi toimia paikkariippumattomasti ja jouhevasti. Kun maailma ja liiketoiminta muuttuvat nopeasti, tulostamisen skaalautuvuus on myös tärkeä ominaisuus: joskus tarvetta tulostamisen palveluille on enemmän, joskus taas vähemmän”, Timonen kertoo.
Koli nostaa teemana myös vastuullisuuden, joka on keskeinen osa tulostamista. Hänen mukaansa isommissa organisaatioissa tulostamisen vastuullisuuteen kiinnitetään huomiota jo laajalti, mutta pienemmilläkin yrityksillä on mahdollisuus sen huomioon ottamiseen:
”Vastuullisuudessa korostuu koko laitteen elinkaari, ei pelkästään paperi. Huollettavuus, laitteen kierrätys ja oikein mitoitettu laitekanta suhteessa tarpeisiin ovat kaikki osa kokonaisuutta.”
Tulostin on suojattava laite siinä missä muutkin päätelaitteet
Tietoturvakysymykset ovat yksi tämän hetken keskeisiä teemoja useassa organisaatiossa. Timonen muistuttaa, että tulostuslaitteet ovat organisaation verkkoon kiinnitettyjä laitteita, joten niiden tietoturvaan tulisi kiinnittää samanlaista huomiota kuin muiden päätelaitteiden hallintaan.
”Tulostimissa piilevät samat riskit kuin työasemissa ja palvelimissa. Käyttöoikeuksista ja rooleista täytyy pitää huolta ja laitteet tulee muistaa hävittää myös tietoturvallisesti, jotta niiden muistiin ei jää mitään liiketoiminnan kannalta oleellista”, Timonen teroittaa.
Hän muistuttaa myös Fraidein tarjoamasta tietoturvakartoituksesta, jossa otetaan huomioon myös tulostamisen tietoturva: ”Teimme juuri kartoituksen eräälle asiakkaalle, joka oli siirtämässä tulostuspalvelunsa meille. Olemassa olleesta tulostusympäristöstä löytyi useita tietoturvan kehityskohteita, jotka saatiin korjattua ajoissa ennen kuin niistä ehti koitua harmia.”
Paras tulostusympäristö on käyttäjälle huomaamaton
Moni tulostaa harvoin, ja kun tulostimen äärellä on, haluaisi homman hoituvan mahdollisimman sujuvasti. Jos tulostaminen takkuaa, väriaine on loppu, tai ajuri täytyy päivittää, kärsii käyttäjäkokemus ja myös tuottavuus.
Tulostuspalveluiden avulla voidaan tehostaa myös arkistointia ja automatisoida dokumenttien digitalisointia. Erityisesti tekoälyn avulla tällaiset toteutukset voivat säästää merkittävästi ihmisten työaikaa.
”Kun tulostamisen hallinta on keskitetty ja automatiikka pelaa, vapautuu IT:n työaikaa olennaiseen. Kokonaisuus kannattaa keskittää tutulle kumppanille, jotta kaiken saa tehokkaasti yhden luukun periaatteella ja prosessit ovat kaikille selkeät: miten toimitaan, kun tarvitaan apua ja miten tulostamista voidaan kehittää”, Timonen tiivistää.
Asiantuntijat muistuttavat lopuksi, millainen on paras tulostusympäristö: käyttäjälle mahdollisimman huomaamaton – kun kaikki toimii, ei tulostamista tarvitse isommin ajatella, sen kun printtaa.