Kymenlaakson Sähkö Oy

Kymmenen kaupungin ja kunnan omistama sähköverkkoyhtiö Kymenlaakson Sähkö Oy eli KSOY haluaa pysyä toiminnassaan ajan hermolla. Osana tätä kehitystä on luonnollisesti tekoälytyökalujen proaktiivinen hyödyntäminen päivittäisessä toiminnassa. Kun KSOY päätti ottaa käyttöönsä Microsoft 365 Copilot -lisenssin, valikoitui projektia luotsaamaan luottokumppani Fraidei.

”Kokonaisuuteen kuului koulutus tekoälyn perusteista, tekoälytyökaluista ja siitä, mihin niitä voidaan työssä hyödyntää. Peruskoulutuksen lisäksi käyttöönottopakettiin sisältyi kolme perinpohjaisempaa koulutusta sekä kolme klinikkaa, joissa pureuduttiin vastaan tulleisiin käytännön haasteisiin”, kertoo KSOY:n kehityspäällikkö Heikki Rantula käyttöönottokoulutusten kulusta.

Tekoälykoulutukset siivittivät henkilöstön yhteiseen ongelmanratkaisuun

KSOY:n tavoitteena oli, että kaikki tekoälyä työssään käyttävät koulutettaisiin. Koulutuksiin osallistui noin 40 henkilön joukko, josta osa oli tehnyt tekoälyn parissa töitä jo aiemmin, ja toisille se oli vieraampi.

”Koulutuksen myötä käyttäjille selkeytyi, missä asioissa Copilot on hyvä apuri ja missä taas täytyy edelleen muistaa käyttää omaa maalaisjärkeä. Käyttäjille muodostui koulutusten perusteella ymmärrys, ettei Copilot yksin tee kaikkea valmiiksi. Oppimista tukivat tehtävät ja kotiläksyt, joita annettiin osana koulutuksia.

Koulutusten ja klinikoiden välillä KSOY:n henkilökunta ei suinkaan jäänyt lepäämään laakereillaan – päinvastoin. Rantulan iloksi henkilökunta pohti keskenään tehtäviä ja muita käytännön arjessa kohdanneita haasteita AI:n käytössä. Näin osaamista ja sovelluksia tekoälyn käyttöön pystyttiin jakamaan osana arkea.

Copilot-koulutuksessa tulee varata riittävästi aikaa perehtymiselle

Käyttöönottokoulutuskokonaisuuden suurimpana antina Rantula pitää sitä, että sen myötä AI:n ja etenkin Copilotin käyttö jalkautuu aidosti osaksi työpäivää. Kun harjoitteita muistioiden ja esitysten laatimiseksi, Excelin käyttöön ja kuvien luomiseksi pääsi tekemään jo osana koulutusta, on Copilot helpompi omaksua muuhunkin arkeen.

”Uskoisin, että jos olisimme vain ostaneet käyttäjille lisenssit, niin iso osa niistä olisi nyt tyhjäkäynnillä”, Rantula pohtii. ”Koulutuksista osa sai rohkaisua ja ehkäistiin myös turhautumista, kun ongelmia pääsi ratkomaan yhdessä.”

Tärkeimpänä tekijänä sujuvassa Copilotin käyttöönotossa Rantula suosittelee varaamaan runsaasti aikaa. Fraidein tarjoama malli, jossa koulutukset lyödään lukkoon hyvissä ajoin ja myös varmistetaan, että kaikkien lisenssit toimivat, kuten kuuluukin, toimi erinomaisesti KSOY:lle. Näin tulee ikään kuin huomaamatta varattua aikaa ohjelmaan tutustumiselle – toki koulutukseen osallistujien täytyy muistaa myös itse aikatauluttaa aikaa tehtävien tekemiseen koulutusten välille. Entä tekisikö Rantula jotain eri tavalla?

”Jos jotain muuttaisin, niin räätälöisin koulutuksia ehkä vielä tarkemmin käyttäjäryhmittäin, sillä erilaisissa tehtävissä tekoälyä voi hyödyntää eri tavoin.”

Copilot-käyttöönoton pilottiryhmään kannattaa valita henkilökuntaa halki organisaation

Useassa yrityksessä Copilotin käyttöönotto alkaa pienemmästä pilottiryhmästä. Pilottiryhmään kannattaa Rantulan mukaan ottaa paitsi innokkaita AI:n käyttäjiä, myös sellaisia, jotka eivät välttämättä ole niin innokkaita, mutta joiden työssä tunnistetaan tekoälyllä olevan potentiaalia. Tärkeää olisi myös, että henkilöitä olisi mukana halki organisaation. Näin tieto leviää pilottikäyttäjien myötä ympäri organisaatiota.

”Vinkkinä voin antaa, että koulutuksiin kannattaa mennä avoimin mielin ja vailla ennakkoasenteita. Tekoälyn mahdolliset sovellukset voivat yllättää, tai toisaalta saattaa joutua toteamaan, että se ei sovellu siihen kaikkeen, mitä itse oli aluksi ajatellut”, hän muistuttaa.

Loppukaneetiksi Rantula tiivistää:

”Tekoäly ei enää ole tulevaisuuden teknologiaa vaan se on täällä jo nyt. Mitä aiemmin siihen perehtyy niin sitä paremman kuvan saa siitä, miten sitä voi hyödyntää liiketoiminnassa.”

Kuva: Kymenlaakson Sähkö Oy