Yrjö ja Hanna Kotien uudistuneet ICT-palvelut vapauttivat säätiön sujuvan toiminnan Uudeltamaalta Lappiin
Yrjö ja Hanna Kodit tarjoaa hyvinvointipalveluita ja omistaa hoivatiloja sekä muita kiinteistöjä eri puolella Suomea. Viime vuosina voimakkaasti muun muassa yritysostojen myötä kasvanut säätiö työllistää yhteensä runsaat tuhat hoiva-alan ammattilaista, joista noin puolet on vakituisia työntekijöitä ja puolet keikkatyöläisiä.
Nopean kasvun myötä säätiö tarvitsi kokenutta tekijää kehittämään ICT-toimintoja. Siispä ICT-johtajan rooliin astui loppuvuodesta 2022 pitkän uran vaativien IT-alan tehtävien parissa tehnyt Timo Hyvönen. Hänen johdollaan on viimeisen vuoden aikana kehitetty säätiön IT-palveluita, jotta ne vastaisivat yli 20 toimipisteessä Uudeltamaalta aina Lappiin asti toimivan modernin hyvinvointipalveluita tuottavan säätiön tarpeita. Kumppaniksi kunnianhimoiseen uudistusprojektiin valikoitui Fraidei.
”Fraidei oli aiemmin hoitanut Yrjö ja Hanna Kotien tulostuspalveluita. Fraidein kyvykkyyttä arvioitiin keväällä tietoturvakartoituksella, jonka pohjalta kriittisimmät puutteet korjattiin järjestelmistä. IT:n laajempi uudistaminen polkaistiin käyntiin työasemapalveluiden kilpailutuksella, jonka tuloksena Fraidei valittiin myös Yrjön ja Hanna Kotien IT:n pääkumppaniksi. Fraidei aloittikin välittömästi asiantuntijana yrityksemme viestinnän kanssa yhteistyössä tehdyssä projektissa, jossa luotiin yritykselle SharePoint-pohjainen intranet-ympäristö”, Hyvönen kertoo.
Hyvää vapautetaan kehittämällä laajasti koko IT-palveluiden kenttää
IT-palveluiden näkökulmasta Yrjö ja Hanna Kotien monella paikkakunnalla toimiva organisaatio on erityinen – kumppanin täytyy kyetä toteuttamaan esimerkiksi IT-tukea usealla paikkakunnalla. Toinen määrittävä piirre on se, että vaikka työntekijöitä säätiöllä on tuhatkunta, käytössä olevia päätelaitteita on vain noin 150, sillä iso osa toimipaikkojen tietokoneista on yhteiskäyttöisiä – ovathan työn ytimessä hyvinvointipalvelut, jotka tapahtuvat kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa.
”Yhteiskäyttökoneet tietenkin aiheuttavat oman vaatimuksensa tietoturvalle”, pohtii Hyvönen.
Tietoturvan ohella parannuksia ja muutoksia on tehty IT-ympäristössä joka kolkalla. Fraidei huolehtii säätiön lähiverkkoympäristöistä ja toimittaa esiasennetut päätelaitteet, jotka on sujuva ottaa käyttöön. Myös Yrjö ja Hanna Kotien tulostuspalvelut tuottaa Fraidei – hoivakodissa tulostamiselle on vielä monenlaista tarvetta, siinä missä useissa organisaatioissa on siirrytty yhä enemmän paperittomaan toimintaan.
Fraidein ICT-tuki palvelee auliisti
Käyttäjätuen palvelut säätiölle tuottaa niin ikään Fraidei. Yrjö ja Hanna Kotien sisäisessä viestinnässä nimellä ”Aulis” tunnettu käyttäjätuki on otettu yrityksessä vastaan hyvin, ja pikkuhiljaa tuen käyttö on iskostunut työntekijöiden arkipäivään.
”Tavoitteena on, että tietotekniikka toimii niin hyvin, etteivät ihmiset edes huomaa sitä”, tiivistää Hyvönen tavoitteensa.
Siksi nyt, kun palvelu on otettu vastikään käyttöön, on tavoitteena kerätä tukeen tikettejä mahdollisimman paljon. Niiden avulla pystytään hahmottamaan mikä ei toimi, ja voidaan sen perusteella kehittää toimintaa.
Projektin myötä myös Fraidein sisäiset prosessit kehittyvät
Työntekijöiden henkilökohtaisten käyttäjätunnusten luominen ja käytöstä poistuminen on nykyään automatisoitu, jolloin siihen ei kulu tarpeettomasti henkilökunnan kapasiteettia. Tällainen tärkeän, mutta rutiininomaisen työn automatisoiminen on prosessikehittämisen ja -kouluttamisen parissa työskennelleen Hyvösen sydäntä lähellä.
Fraidein periaatteena on, kuunnella tarkasti asiakkaan toiveita ja kehittää niiden myötä palvelua sekä yhteistyötä. Niinpä myös yritysten yhteisiä sekä Fraidein omia sisäisiä prosesseja on päädytty kehittämään. Hyvönen sekä Yrjö ja Hanna Kotien asiakkuudesta Fraideilla vastaava avainasiakaspäällikkö Jouni Komulainen ovat yhtä mieltä siitä, että Yrjö ja Hanna Kotien laaja ja paikoin haastavakin projekti on ollut opettavainen kokemus Fraideille.
”Yrjö ja Hanna Kotien kanssa olemme vieneet rakentavassa hengessä asioita eteenpäin”, kertoo Komulainen. Myös Hyvönen kiittelee, että Fraidei on panostanut palvelutason kehittämiseen. Hänen mukaansa Fraidein henkilökunnan kanssa asioiminen on joustavaa:
”Fraidei on mielestäni sopivan kokoinen kumppani. Yrityksellä on viralliset, toimivat palvelukanavat, mutta yhteydenpito ei ole liian jäykkää, vaan Fraidein väen kanssa on helppo asioida. He ottavat meidät asiakkaana tosissaan.”
Katse tulevaisuudessa ja skaalautuvuus mielessä
Yrjö ja Hanna Kotien IT:n kehityksessä on Hyvösen mukaan vuodessa saatu jo paljon aikaan, mutta kehitettävääkin on vielä. Kun palvelut rullaavat, nähdään, miten ne toimivat jokapäiväisessä tekemisessä ja siten löydetään kehityskohdat.
Hyvösen katse IT:n johtamisessa on vahvasti tulevaisuudessa ja nyt työn alla olevissa digipalveluissa. Tämänhetkiset palvelut ovat skaalattavissa säätiön kasvusuunnitelmien mukaan. Hyvönen haluaa hoitaa asiat niin hyvin, että skaalaaminen onnistuu ja uskoo, että Fraidein sekä säätiön yhteistyö jatkuu hedelmällisenä myös jatkossa.
Kuva: Yrjö ja Hanna Kodit